(Sinh viên năm nhất lưu ý điều thứ 8)
Làm sao để teamwork hiệu quả? Làm sao để không gánh team? Gánh team từ lâu đã là nỗi ám ảnh của các bạn sinh viên chăm học rùi nhỉ? Mình cũng trải qua không ít lần gánh team và cả những lúc làm việc nhóm rất hiệu quả. Nên cũng đúc kết ra một số kinh nghiệm. Hy vọng là qua bài viết này, mình có thể giúp bạn có những lần teamwork hiệu quả hơn nhé.
Bài này Híu viết gì?
- Tư duy cần có khi làm teamwork
- Chọn teammate xịn
- Giao việc rõ ràng – tránh cãi vã
- Lắng nghe nhiều hơn giao tiếp
- Đặt deadline riêng
- Call nhau làm việc
- Làm sao nếu teammate không trách nhiệm?
- Tận dụng lợi thế là tân sinh viên
- Tổng kết và nhắn nhủ của mình
1. Tư duy cần có khi làm teamwork:
🌱 Trau dồi kỹ năng teamwork sớm nhất có thể:
Teamwork là một hình thức làm việc rất phổ biến từ trong trường đến sau này đi làm việc. Vì vậy bạn rất cần master kỹ năng này.
Và môi trường lý tưởng để trau dồi kỹ năng này là lúc ngồi trên ghế nhà trường. Vì mọi thứ vẫn rất đơn giản khi chỉ gói gọn trong phạm vi trường học. Ra xã hội lăn lộn rồi mới học những kỹ năng này thì sẽ chật vật lắm đấy!
🌱 Bạn cần hiểu rõ sức mạnh của một team
Nếu trong quá khứ bạn từng phải gánh team, và ám ảnh với từ “teamwork”. Nếu như bạn vỗ ngực tự hào là tôi có thể solo, tôi không cần đồng minh, cộng sự.
Thì để mình nói cho bạn một điều như vầy:
Rất hiếm những trường hợp thành công trên thế giới mà chỉ có một người làm từ A-Z.
Một team luôn giúp ta đi xa, we are better together! Chẳng hạn như một team có thể cùng nhau:
- tạo ra 1 sản phẩm xịn phục vụ cộng đồng
- cứu sống 1 mạng người ở trong phòng mổ (ở đây team là ekip bác sĩ đó)
- cùng nhau đạt cúp vô địch ở giải đấu bóng rổ, bóng đá…
Ở trong nhiều trường hợp trong cuộc sống, tụi mình luôn cần làm việc với một team để có thể đạt được sự thành công rực rỡ nhất.
🍀🍀🍀
Nếu như một team thực sự quan trọng với chúng ta như vậy thì bạn cần học cách làm việc nhóm hiệu quả.
Và như mình nói rồi, lý tưởng nhất là hãy bắt đầu với những dự án lớn nhỏ ở trong Đại học. Có thể là một bài thuyết trình, một dự án biên dịch, một câu lạc bộ.
2. Chọn teammate xịn
Bạn không nên bỏ qua bước này! Đây là một kỹ năng sống còn khi làm teamwork.
Đồng minh xịn là đồng minh:
- Aim GPA giống mình. Vào những ngày đầu trong một kỳ học mới, mình thường đi điều tra coi ai aim HD (8+) hay DI (7+). Dấu hiệu của những bạn này thường rất rõ nét: chăm chỉ phát biểu, đặt câu hỏi. (để ý là thấy hết ò).
Còn ai nhìn chán đời quá, vô học mà chui rút ở một góc, đánh game khi giáo sư đang giảng bài thì né liền. Chị Moe Đi Đâu có nói “thà giết lầm còn hơn bỏ sót.” - Chung định hướng làm bài. Sau khi mình xác định những thành phần ôn ổn rồi thì sẽ hỏi một vài câu để xem xét. “Ông/bà định làm bài này như thế nào?”, “Ông bà thấy làm vậy có khả thi không?”… Xét thấy mấy đóng góp của những bạn ấy cùng tư tưởng với mình thì yên tâm hơn.
Để làm được như vậy thì bạn cũng cần phải chủ động mở chương trình học của môn đó của kỳ đó ra. Đọc qua đề bài và cách làm, cách tính điểm chiếm bao nhiêu trên tổng điểm. Để mình biết đường expect (mong đợi), đặt goal như thế nào và tìm người có cùng tư tưởng. - Né người có cá tính mạnh. Những ai có cá tính mạnh thường hay khiến mình ức chế. Vì mấy bạn ấy luôn đinh ninh bản thân đúng cho tới khi nhận điểm về bét lớp mới chấp nhận sự thật. Mà tới khi có điểm rồi là xong xuôi bài nhóm rồi đó, bạn bị nó lôi xuống sình rồi đó =)).
Hoặc bạn cũng tốn rất nhiều năng lượng để thuyết phục nó. Thay vì năng lượng đó dùng để đầu tư vào bài tập, dự án của nhóm.
Chọn lãnh đạo (leader) cho team:
Phải là người luôn đạt hiệu quả cao trong công việc. Bạn ấy phải có thành tích xuất sắc. Vậy thì mới có thể làm gương và boost tinh thần cả nhóm.
Và, chúng ta là trung bình cộng của 5 người bạn của mình. Vậy nên làm việc với những bạn như vậy mình sẽ giỏi hơn mà nhỉ.
Sẽ khó xác định khi những ngày đầu vào lớp vì không ai biết ai. Nhưng nếu để ý kĩ, mình nghĩ sẽ lòi ra một số thông tin đắt giá nào đó.
Ví dụ qua một hoạt động giới thiệu làm quen với lớp, có bạn tự tin giới thiệu bản thân trước lớp rằng “mình từng học trường chuyên”, “mình là chủ nhiệm clb này”… Mấy cái thông tin đó phải vảnh tai lên nghe cho kỹ rồi hốt mấy thím đó dô team liền chớ ngồi đó lướt tiktok là “có không giữ mất đừng tìm” đấy!!!
Mình may mắn được học cùng một anh tên Khoa. Có một cái thành tích đáng nể là anh ấy có thể viết một bài luận 600 từ bằng tiếng Anh trong vòng 4 tiếng trước deadline mà vẫn được 8+ 😱, trong khi mình mất 2 ngày 🥲 và phải xin bài của ảnh tham khảo 🥲.
3. Giao việc rõ ràng – tránh cãi vã
Có 2 điều mình muốn nhắn nhủ để teamwork hiệu quả là:
Phân công công việc dựa trên năng lực:
Nếu bạn thấy mình phù hợp với một mảng công việc cụ thể nào thì có thể tự ứng cử, đề xuất với team là mình có khả năng làm việc này.
Ví dụ mình là một đứa có sở trường làm slide powerpoint nên ở bài tập thuyết trình nào mình cũng đề xuất để mình làm slide cho.
Và mình muốn nhắn nhủ là bạn đừng ôm nhiều việc vào người vì sợ các thành viên còn lại không làm tốt. Bạn hãy tin tưởng họ hơn, và chia đều các việc ra để bản thân mình không bận rộn quá. Dành thời gian ấy đầu tư kỹ lưỡng vào phần việc của riêng mình.
Nếu bạn cứ ôm hết vào người, và phân những việc vặt cho các thành viên còn lại sẽ khiến các bạn ấy chán việc và không muốn đóng góp đấy! Họ đình công hết. Và có khi bạn lại phải gánh team.
👉 Hãy chia đều việc và tin tưởng các bạn ấy nhé!
Confirm công việc bằng văn bản:
Sau khi phân chia công việc một cách đồng đều rồi thì bạn và các thành viên khác cần confirm công việc với nhau.
Mình đề xuất là lúc phân việc các bạn ngồi lại với nhau ở lớp, hẹn ra quán cà phê, hoặc call nhau họp. Đừng nhắn tin giao việc nhé trôi tin hết và cũng ko hiệu quả nữa.
Trong lúc phân việc cần ghi ra một file riêng trên Notion, Google Doc hay bất cứ nơi nào cũng được. Và phải ghi rõ ai làm việc gì, deadline như thế nào.
🚨 Và bạn phải thực sự lưu ý rằng 📍:
Bạn buộc phải confirm lại với team hoặc leader của bạn là “ok tao nãy giờ phân chia xong, tao phải làm vầy vầy vầy đúng không?” và phải ghi xuống một nơi nào đó để lưu lại như Notion hay Google Doc như mình đề xuất.
Tránh tình trạng deadline rồi và lòi ra có những việc chưa ai làm. Và cứ “ủa tưởng” với nhau là “tưởng mày đảm nhiệm làm slide thì mày sẽ nộp file cho Thầy chứ không phải tao”.
Những vụ việc như vậy bạn cần trải nghiệm vài lần mới có kinh nghiệm lường trước được. Lại là một lý do để bạn chăm chỉ tham gia làm việc nhóm để thu lượm kinh nghiệm hơn.
Nhắn gửi bạn làm việc nhóm đặc biệt là nhóm trưởng – người phân công nhiệm vụ: Người khác sẽ không hiểu những gì mình suy nghĩ mặc định trong đầu, bạn cần nói ra và confirm tránh cãi vã, mất lòng. Làm vậy bạn cũng sẽ chuyên nghiệp hơn đấy!
4. Lắng nghe nhiều hơn giao tiếp
“Nghe” và “lắng nghe” là 2 hành động hoàn toàn khác nhau.
Bạn đừng chỉ nghe và đợi dứt câu là đớp đớp lại liền. Làm như vậy bạn sẽ khiến những bạn khác mất hứng, không muốn đóng góp, và cũng thể hiện là bạn thiếu tinh tế nữa.
👉 Ngược lại bạn hãy lắng nghe, “lắng đọng” rồi mới “nghe”. Nghe xem coi vấn đề hay ý kiến của teammate đang trình bày là gì. Và suy nghĩ coi cá nhân bạn có thể đóng góp thêm được gì hay giúp giải quyết vấn đề đó như thế nào.
Đây là một điều tuy đơn giản, nhưng bạn hãy lưu ý trong những lần làm việc nhóm sắp tới. Bạn sẽ thấy mọi công việc trong nhóm sẽ được thực hiện và giải quyết rất triệt để.
Hơn nữa, bạn sẽ thấy tinh thần của cả nhóm phấn chấn hơn nếu như mọi ý kiến đều được ghi nhận và áp dụng đấy.
5. Đặt deadline riêng
Điều này cũng dễ hiểu thôi nhỉ. Bạn để sát deadline của Thầy Cô quá thì sẽ có một đống việc lòi ra xử lý không kịp.
1. Vấn đề của một thành viên nào đó.
Gần deadline cái có đứa làm sai hoặc thiếu. Khi này cả team buộc phải nhảy vào làm cùng để đỡ tệ nhất có thể cho kịp nộp. Lỡ như ai cũng đang chưa xong việc riêng của mình thì làm sao có thể nhảy vào làm cùng nhóm được.
Khả năng cao là vừa làm vừa trách bạn kia là tại sao không làm từ sớm. Và sự trách móc đó có thể dẫn đến mâu thuẫn và cãi nhau. Đến phút cuối mà còn cãi nhau thì thực sự chán lắm nhỉ.
Cho là mọi thứ đều suôn sẻ không có vấn đề nào thì bạn cũng sẽ có thể làm thêm nhiều việc khác của cá nhân nếu deadline của mình xong sớm.
2. Phòng trường hợp mấy thanh niên gần deadline mới làm bài.
Có những bạn rất chủ quan, chỉ cảm thấy vội khi deadline tới gần rồi mới ngồi vào bàn làm và hay trễ deadline 1-3 ngày. Lỡ như có một bạn teammate như vậy thì bạn nên có những biện pháp ngay từ đầu. Là đặt deadline sớm.
Đối với những bạn như vầy có hợp tác làm nhóm tiếp ở những đợt sau thì cần lưu ý:
- Nói chuyện với bạn ấy để cải thiện tiến độ
- Đặt deadline riêng cho bạn ấy và nhờ nhóm trưởng đốc thúc.
- Và có thể có hình phạt riêng nếu như trường hợp quá nặng. (phạt tiền hoặc trừ điểm đóng góp)
6. Nếu được hãy call nhau làm việc
Mình là đứa rất lười ra đường nên hay rủ team call để làm việc cùng. Nó cũng giống như bạn học Bindr.uk ở một phạm vi nhỏ hơn vậy. Ngoài việc call nhau làm việc ra, bạn có thể hẹn gặp sau giờ học, hẹn ở quán cà phê hay nhà của một bạn nào đó.
Những buổi gặp nhau thì thường là để:
- Phân chia công việc
- Review bài tập khi gần tới deadline
- Nộp bài và cùng nhau check xem còn thiếu sót file gì
- Đối với những bài tập như thuyết trình thì nên có một buổi để tập dợt thêm
Còn như đặc thù ngành Biên phiên dịch của mình thì cần sự nhất quán trong ngôn ngữ dịch của mọi người. Nên sẽ có thời gian cho các thành viên dịch riêng và 1-2 buổi call nhau để chỉnh câu văn lại cho nhất quán.
Để teamwork hiệu quả trong những buổi như vậy, bạn nên:
- Tranh thủ đóng góp ý kiến vào công việc của các thành viên còn lại.
- Nếu có hẹn thì cứ thẳng thắn nói là bận. Đừng đồng ý họp rồi tới hôm đó vừa đi chơi vừa call thì sẽ không hiệu quả.
Việc gặp trực tiếp với nhau như vậy vừa:
- giúp giao tiếp trong team nhiều hơn là cứ cắm đầu vào làm.
- tăng độ thân thiết, gắn kết giữa các thành viên. Nếu là một team làm việc ăn ý thì có thể dễ dàng hợp tác ở những lần sau.
- có thể truyền cho nhau chút động lực để tiếp tục cố gắng vì kết quả chung
7. Làm sao nếu teammate không trách nhiệm?
Mình từng gặp một số bạn teammate chán lắm. Mình cũng cảm thấy tiêu cực và down lắm.
Sẽ không sao nếu bạn cảm thấy bất công vì mình làm nhiều hơn và báo cáo với giáo sư để cho điểm hợp lý hơn.
Nhưng sẽ tốt hơn nếu bạn:
1. Suy nghĩ nhẹ nhàng và thông cảm 🌱
Chuyện là mình cũng từng có một thời gian rất chán đời như thất tình chẳng hạn. Và mình không thể muốn tích cực là tích cực được. Trong những lúc như vậy, mình sẽ có thể hiểu nếu các bạn teammate khác report mình.
Nhưng sâu thẫm trong lòng thì mình rất muốn các bạn ấy thông cảm. Vì vậy nên sau này, khi ổn rồi, mình sẽ hay thông cảm cho những bạn làm việc không như mình mong đợi. Vì biết đâu bạn ấy cũng giống như mình khi xưa.
2. Tập trung vào lợi ích của bản thân ✨
Mình học được một bài học rất hay từ ba mình.
Chuyện là có lần mình viết luận đôi với một bạn tên C. Bạn ấy lười dã man và mình phải làm luôn phần việc của bạn ấy. Mình cũng tức lắm xong than với những ai thân với mình: từ bạn bè, bạn co-founder, đến ba mẹ.
Mình cứ nhai đi nhai lại câu “tao/con sẽ méc thầy!”
Nhưng khi than với ba mình thì ba mình bảo rằng: “con làm nhiều thì con giỏi nhiều, vậy thôi!” Xong cái mình nín luôn 😇. Mình thấy đúng là nhận thấy mình nhận được lợi cả khi gánh team như vậy thì cũng đáng. Vậy là mình không thấy nặng nề, tiêu cực nữa.
8. Tận dụng lợi thế là tân sinh viên
Mình muốn nhắn nhủ với những bạn sinh viên là hãy nên năng nổ và nghiêm túc rèn kỹ năng làm việc nhóm ngay từ kỳ đầu ở Đại học.
Vì bạn có một cái lợi hơn là bạn chưa quen ai, dễ join vô group làm việc ổn. Vì khi những group kia hợp với nhau và xác định dính chặt với nhau rồi thì bạn sẽ khó join vào sau đó lắm. Khó chứng minh mình làm teamwork hiệu quả vì không chung team. Vì vậy, phải chăm chỉ săn teammate ngay từ những ngày đầu.
Còn những bạn đã bỏ mất cơ hội này rồi cũng sẽ không sao vì mỗi kỳ lại học với một vài bạn mới. Và maybe bạn không thể chứng minh được vì bạn không làm cùng team, nhưng bạn có thể cải thiện bằng những việc khác như:
- chăm chỉ phát biểu, năng nổ trong lớp.
- chủ động đi hỏi bài, làm thân với những thành phần kỳ cựu trong lớp
- chủ động xem trước chương trình học của kỳ và tranh thủ đi mời teammate xịn trước khi thầy cô kêu
9. Tổng kết và nhắn nhủ của mình
Đây là những kinh nghiệm làm teammate hiệu quả mà mình tự rút ra cũng như học hỏi thêm ở những anh chị và những nguồn khác. Mong là nó giúp ít cho bạn phần nào nhé!
Đừng quên follow mình trên Facebook để cập nhật bài viết mới của mình tốt hơn nhé.
Và: dù gì thì cũng nên thả lỏng và trải nghiệm vài lần. Bạn nên chấp nhận rằng những lần đầu làm việc nhóm sẽ có những vấn đề nhảy ra mà mình không lường trước được. Vậy nên khi fail thì cũng đừng nên tiêu cực quá nhé.
Lại rút kinh nghiệm cho những lần sau. Mình tin là sau 3-4 năm đại học và rất nhiều lần làm những dự án lớn nhỏ, kỹ năng teamwork của bạn sẽ được trui rèn đỉnh kout thui. Nhé! 😉
